Elke tender- of bodadvertensie dui aan waar jy die dokumente kan afhaal wat jy nodig het om jy tender in te dien, en waarheen hulle gestuur moet word. 'n Sluitingsdatum word ook aangedui. Dit is 'n vaste sluitingsdatum en aansoeke wat laat is, sal nie aanvaar word nie.

'n Tender of 'n bod moet skriftelik ingedien word. Elke tender het 'n aantal verwante vorms, wat saam met jou tender ingedien moet word. Die spesifieke vorms wat jy vir jou tender nodig het, behoort in die tenderdokumentasie aangedui te word. Wees baie noukeurig wanneer jy die tenderdokumentasie invul. Vra raad as jy oor iets twyfel.

As al die vorms ingevul en onderteken is, moet jy dit in 'n koevert sit met die tendernommer buite-op. Pos dit dan of lewer dit voor die sluitingsdatum by die plek wat in die advertensie aangedui is, af.

• Nasionale en Provinsiale Tendervorms of Boddokumente
• Wes-Kaapse Provinsiale Boubedryf Tendervorms
• Plaaslike Regering Tendervorms

Nasionale en Provinsiale Tendervorms of Boddokumente

Elke tender of bod het 'n aantal verwante vorms wat die tender of bod wat jy indien, moet vergesel. Die vorms is 'tendervorms' genoem, maar staan nou as 'boddokumente' bekend. Dié boddokumente het onderskeidelik die voorvoegsels SBD en WKBD, vir nasionale en provinsiale boddokumente.

(In die verlede het nasionale tendervorms die voorsetsel "ST" (vir staatstender) gehad, en in die Wes-Kaap is die voorvoegsel "KST" (Kaapse staatstender) gebruik. Jy kan al die ou 'ST' tendervorms hier in die hande kry).

Die vorms wat gewoonlik nodig is vir nasionale en provinsiale tenders (behalwe Provinsiale boubedryf tenders) is:

1. Die Bod SBD1/WKBD1 (gelykstaande aan die ou ST of KST 8). In dié dokument stem jy in om te hou by die bepalings en voorwaardes van die bod.
2. Belasting Vrywaringsvereistes SBD2 / WKBD 2 (gelykstaande aan die ou ST5 of KST5). Jou tender of bod sal nie slaag as jou belasting agterstallig is nie. Daar is 'n 'Aansoek om belasting klaringsbewys' by dié dokument aangeheg. Jy moet die vorm voltooi en dit by jou naaste Suid-Afrikaanse Inkomste Diens-kantoor (SAID) indien, om 'n belasting klaringsbewys te kry. Dan moet jy die oorspronklike belasting klaringsbewys wat jy van SAID kry, by die tender- of boddokumente aanheg. Die sertifikaat bewys dat jy nie agterstallig is met die betaal van jou belasting nie.
3. Prys en motivering SBD/WKBD 3.1 of 3.2 of 3.3 (wat gelykstaan aan die ou ST /KST 7's). Die inhoud van die tender bepaal watter van dié dokumente jy moet voltooi. Op dié vorm motiveer jy jou prys met 'n omskrywing van die produk wat jy sal verskaf of die ondervinding van die persoon wat die diens sal lewer. Die vorm word dikwels aangepas vir die besondere tender. Maak dus seker watter een jy noukeurig moet invul.
4. Verklaring van Belange SBD4 / WKBD4 (gelykstaande aan die ou ST of KST 12 vorms). Dit is die dokument waarop jy verklaar of jy 'n verhouding (vriend, familielid, sake) met enige staatsamptenaar het. So word korrupsie vermy deur seker te maak dat daardie mense nie op enige manier betrokke is by die uitreik van die tender nie.
5. Nywerheidsdeelname Program SBD5 /WKBD5. Enige kontrak wat 'n ingevoerde inhoud het wat US$ 10 miljoen of meer werd is, hou 'n nywerheidsdeelname verpligting in, wat in die tender aangedui moet word.
6. Voorkeursertifikaat SBD-WKBD 6.1 (gelykstaande aan die oud ST/KST 11.1). Jy moet die SBD 6.1 vorm vir provinsiale tenders invul, selfs al maak jy nie op enige van die voorkeurpunte aanspraak nie. As jy op voorkeurpunte aanspraak maak, moet jy die betrokke SBD /WKBD 6.1-6.12 dokumente invul wat verband hou met die punte (nasionaal en provinsiaal) waarop jy aanspraak maak, soos dit hierbo uiteengesit is.
7. Kontrakvorm SBD/WKBD 7.1 of 7.2 of 7.3. Dit is die kontrak wat die partye bind as die tender sou slaag. Daar is 'n afsonderlike vorm vir aankope (7.1), dienste (7.2) of verkope (7.3).

Daar kan nog vorms wees wat vir 'n spesifieke tender of bod ingevul moet word. Dit moet by die tender- of boddokumente wat jy ontvang, ingesluit word. 'n Gewone tender- of bodpakket sal waarskynlik die volgende dokumente bevat:

• SBD 1 - WKBD 1
• SBD 2 - WKBD 2 (Belastingsertifikaat)
• SBD 3.1 - WKBD 3.1 (Vaste pryse: aankope)
• SBD 3.3 - WKBD 3.3 (Pryslys: Professionele dienste)
• SBD 4 - WKBD 4 (Verklaring van belange)
• SBD 6.1 - WKBD 6.1 (Voorkeur verkrygingspunte)
• SBD 6.10 - WKBD 6.10 (Voorkeurpunte - plaaslike gebied)
• SBD 6.3 - WKBD 6.3 ( Voorkeurpunte - KMMO)
• SBD 6.4 - WKBD 6.4 (Voorkerupunte - plaaslike inhoud)
• SBD 6.9 - WKBD 6.9 (Voorkeurpunte- WK Provinsie)
• SBD 7.1 - WKBD 7.1 (Kontrak-aankope)
• SBD 7.2 - WKBD 7.2 (Kontrak-dienste)

Algemene Voorwaardes van Kontrakte

Algemene voorwaardes van kontrakte Bylae A - AVK (gelykstaande aan die ou ST / KST 36). Dié dokument onderstreep sekere algemene voorwaardes wat op regeringsbotte, -kontrakte en -bestellings van toepassing; en sorg dat kliënte bewus is van die regte en verantwoordelikhede van alle partye wat sake met die regering doen.

Wes-Kaapse Provinsiale Boubedryf Tendervorms

Vir provinsiale boubedryf-verwante tenders verskil die vorms effens en nuwe boubedryf "bod-vorms" word in 2004 ontwerp:

• Tender-verklaring DPW.1E. Dit vervang die KST8-vorm.
• Algemene voorwaardes vir boubedryf-tenders DPW6.
• Bykomende besonderhede DPW.7E.
• Verklaring van belange DPW.57E. Dit vervang die KST12-vorm.
• Finansiële besonderhede DPW.59E.
• Aansoek om belasting klaringsertifikaat KST5 or WKBD2.
• Voorkeursertifikaat KST11 or WKBD6.1.

Bykomende vorms kan weer nodig wees, en moet sal by die tenderdokumente ingesluit word

Plaaslike regering tender- of bodvorms

Elke raad kan op plaaslike vlak hulle eie vorms hê, waaroor jy direk moet navraag doen.

Die dokument SBD / WKBD 6.1 sit uiteen hoe daar oor tenders of botte besluit word. WKBD lui:

• Die kontrak sal toegeken word aan die bieër wat die meeste punte kry.
• Voorkeurpunte sal bereken word nadat pryse tot 'n vergelykbare vlak omgereken is.
• Punte wat toegeken is sal tot twee desimale punte afgerond word.
• As daar 'n gelykop uitslag is, sal die bieër wat die grootste aantal punte vir bepaalde doelwitte ingesamel het, suksesvol wees.

Dit beteken in werklikheid dat die volgende proses gebeur: Na die sluitingsdatum word al die tenders deurgegaan om seker te maak dat hulle al aan die formele vereistes voldoen. As jy byvoorbeeld nie jou prys aangedui het nie, sal jou tender uitgeskakel word.

Kleiner foute of weglatings mag jou uit die tenderproses laat val of nie. Dit hang af van die vertolking van die tenderregulasies. As die reëls byvoorbeeld weens 'n sekere fout "mag uitsluit" en nie "moet uitsluit" sê nie, moet die beampte wat dit nagaan besluit of die fout belangrik genoeg vir die tender is om jou te laat uitval.

In die volgende fase word daar gekyk of die produk of dienste voldoen aan die spesifikasies, en na die prys. Aansoeke wat nie aan die spesifikasies voldoen nie, word geskrap, en die tenders wat voldoen, word volgens prys ingedeel. Dié wat in die laagste prysgroep val word dan in die laagste prystenderlys oorweeg.

Hier speel die voorkeurpunte 'n rol. Al die voorkeurpunte waarop diegene op die lys van laagste prys tenders aanspraak maak, word eers nagegaan. Dan word die formule toegepas om vas te stel wie onder diegene op die laagste pryslys volgens die punte die beste vaar, en dus die kontrak moet kry.

Voorkeurpunte speel dus eers 'n rol nadat die duurste tenders uitgeskakel is. Dit word gedoen om seker te maak dat die duurste tenders nie bloot op punte slaag nie, en ook om die proses te versnel, omdat net die mense op die laagste pryslys se punte nagegaan hoef te word.

Die Tenderbulletin toon watter vorige tenders geslaag het en gee die prys en ander faktore wat in ag geneem is met die aanvaarding van die tender.